El sistema de la farmacia, listo en seis semanas
Primera etapa de un sistema pensado para crecer con la clínica: empieza controlando la farmacia desde el primer día y deja el camino abierto para agenda, caja e historia clínica.
Qué proponemos
La clínica abrirá su primera farmacia y necesita controlarla completa: lo que entra, lo que se vende, lo que vence y lo que se factura. Proponemos construir ese sistema por etapas, empezando por lo que la farmacia necesita para abrir.
Las tres ideas de la propuesta
El día de apertura la farmacia vende con lector, emite boleta y factura electrónica, sabe qué lote sale primero y avisa qué está por vencer.
Lo que no es imprescindible para abrir llega en los primeros 90 días, cuando ya hay ventas reales que lo alimentan. Mientras tanto se lleva en los libros y formatos que la norma ya exige.
La farmacia es el primer módulo del sistema de la clínica. Pacientes, médicos, usuarios y comprobantes se construyen una vez y sirven para todo lo que venga después.
Tres etapas, una sola dirección
Esta propuesta compromete la Etapa 1. Las etapas 2 y 3 se muestran para que la clínica vea hacia dónde va el sistema; cada una se acuerda por separado, con el resultado de la anterior a la vista.
- Catálogo de productos
- Compras y recepción con lote
- Inventario y vencimientos
- Venta con lector y caja
- Boleta y factura electrónica
- Recetas
- Usuarios y permisos
- Tablero para la dirección
- Vencimientos con plan: devolver, trasladar, dar de baja
- Pedido sugerido
- Productos controlados
- Registro de temperatura y humedad
- Cumplimiento ante DIGEMID
- Contabilidad y cierre del mes
- Indicadores de rendimiento
- Venta en contingencia sin internet
- Agenda de citas
- Caja unificada y devoluciones
- Receta desde la consulta
- Equipos e insumos
- Tablero general
Por qué a medida y no un programa de botica
En el Perú hay programas de farmacia económicos y resuelven bien la venta y el stock de una botica independiente. Lo que no hacen es lo que esta farmacia necesita por estar dentro de una clínica:
| Necesidad de la clínica | Programa de botica | Esta propuesta |
|---|---|---|
| Que la farmacia se una al resto de la clínicaMismo paciente, mismo médico, misma caja | Funciona aislado. Unirlo después obliga a cambiar de sistema. | Nace con la base común. Agenda y caja se suman sin rehacer la farmacia. |
| Quién puede hacer quéLa norma separa al químico farmacéutico del técnico y del cajero | Permisos generales. | El sistema bloquea lo que cada rol no puede hacer y deja constancia. |
| Vencimientos como dinero | Lista de alertas. | Muestra cuánto dinero vence y cuándo; en la Etapa 2, qué hacer con cada lote. |
| Información para la dirección | Reportes de ventas. | Tablero con seis números y una lista de pendientes del día. |
| Dueños de sus datos | Los datos viven en el proveedor. | La información es de la clínica y se puede exportar completa. |
Qué recibe la clínica en seis semanas
Todo lo de esta lista se puede ver funcionando en el prototipo. Las pantallas llevan la marca «Etapa 1».
| Área | Qué hace | Para qué le sirve a la clínica |
|---|---|---|
| Catálogo | Cada producto con su nombre comercial, principio activo, presentación, laboratorio, registro sanitario, si pide receta y cómo se almacena. Se busca por nombre o por principio activo. | Un solo lugar ordenado desde el primer día; el lector identifica cada producto por su código. Sus datos se registran una sola vez; el lote y el vencimiento, en cada recepción. |
| Compras y recepción | Proveedores con su autorización sanitaria, órdenes de compra y recepción verificando lote, vencimiento y estado. Lo recibido queda en cuarentena hasta que el químico farmacéutico lo libera. | Nada entra al estante sin revisar y cada unidad queda ligada a su factura. |
| Inventario y lotes | Stock por lote y ubicación, historial de cada movimiento, ajustes con motivo y autorización, bloqueo de un lote completo. | Saber qué hay, dónde está y quién lo movió. |
| Vencimientos | Aviso a 90, 60 y 30 días. El sistema vende primero lo que vence antes y no deja vender un lote vencido. | Menos pérdida por productos vencidos y ningún vencido en manos de un paciente. |
| Venta y caja | Venta con lector por unidad, blíster o caja. Alternativas genéricas con precio. Descuentos con tope. Apertura y cierre de caja con arqueo. Registro del cobro en efectivo, tarjeta, Yape, Plin o QR: el cajero verifica el pago y anota el medio y el número de operación. | Atención rápida en el mostrador y caja que cuadra cada día. |
| Boleta y factura electrónica | Se emiten solas al cobrar y se envían a SUNAT. Notas de crédito para devoluciones. Envío del comprobante por correo. | La contadora no interviene en cada venta ni en cada devolución. |
| Recetas | Registro de la receta con su foto, fecha de vigencia y saldo cuando se entrega en partes. Solo el químico farmacéutico despacha productos con receta. | Cumplir la norma en el mostrador sin depender de la memoria del personal. |
| Usuarios y permisos | Cada persona entra con su usuario. El sistema registra quién hizo cada venta, ajuste o anulación. | Responsables claros y protección de los datos de los pacientes. |
| Tablero | Ventas, utilidad, dinero parado, vencimientos, faltantes y recetas por despachar, más la lista «para hacer hoy». | La dirección ve el estado de la farmacia en un minuto, desde cualquier lugar. |
También incluye
- Plantilla y acompañamiento para que la clínica registre sus productos, precios y proveedores.
- Configuración de impresoras, lector y cajón en el mostrador.
- Conexión con el proveedor de facturación electrónica.
- Capacitación por rol: químico farmacéutico, técnico, caja y dirección.
- Acompañamiento durante la marcha blanca y la primera semana de atención.
- Guía rápida de uso para cada puesto.
- Sistema en la nube: se usa desde el navegador, sin servidor en la clínica.
- Copia de respaldo diaria.
- Acceso para la dirección desde fuera de la clínica.
- Pacientes, médicos, usuarios y comprobantes en una base común.
- Preparado para más de una sede.
- Sin trabajo perdido al sumar agenda, caja o historia clínica.
Lo que la ley exige, resuelto en el sistema
Una farmacia responde ante DIGEMID, SUNAT, Indecopi y la autoridad de datos personales. El sistema convierte esas obligaciones en pasos que no se pueden saltar y deja constancia de que se cumplieron. El detalle, norma por norma, está en el documento de marco legal.
La ley obliga a ofrecer primero el genérico, luego el genérico de marca y después la marca, con sus precios. El sistema muestra esa lista en cada venta y guarda qué se ofreció y qué eligió el paciente.
Solo el químico farmacéutico entrega productos con receta. Al técnico y al cajero el sistema les bloquea esa venta. Una receta vencida no se despacha.
Comprobante electrónico en cada venta, DNI en boletas de más de S/ 700, envío dentro de plazo, reemplazo de lo rechazado y notas de crédito según la regla vigente desde 2027.
Un lote vencido queda bloqueado aunque se lea su código. En la Etapa 2, la baja se hace con el aviso y los plazos que SUNAT exige para que la pérdida sea deducible.
Lista de precios comparada por nombre genérico, de menor a mayor, y aviso cuando un producto es de una empresa vinculada. En la Etapa 2, reporte de precios a DIGEMID.
Lo que compra un paciente es un dato de salud. Cada persona entra con su usuario, ve solo lo que su puesto necesita y todo queda registrado.
Qué llega después y cómo se cubre mientras tanto
Estas funciones no frenan la apertura. Varias dependen de tener ventas reales; otras tienen un libro o formato en papel que la autoridad ya exige y que sigue siendo el registro oficial.
| Función de la Etapa 2 | Por qué no va en la Etapa 1 | Cómo se lleva durante la Etapa 1 |
|---|---|---|
| Vencimientos con planDevolución al proveedor, traslado y baja con acta | Una farmacia nueva no tiene productos por vencer en sus primeras semanas. | El sistema ya avisa y bloquea; la gestión se anota a mano. |
| Pedido sugerido | Se calcula con el historial de ventas, que todavía no existe. | Órdenes de compra hechas por el químico farmacéutico con el stock a la vista. |
| Productos controlados | El libro oficial es el físico, visado por la autoridad. | Libro físico. La venta ya exige receta y solo la hace el químico farmacéutico. |
| Registro de temperatura y humedadEl personal anota la lectura del termohigrómetro; el sistema guarda el historial, recuerda las lecturas y las calibraciones y avisa si un valor sale del rango. Registro manual, sin sensores | La norma exige el registro desde el primer día y se cumple con la planilla en papel. | Planilla en papel, con las lecturas que defina el químico farmacéutico. |
| Cumplimiento ante DIGEMIDReporte de precios, farmacovigilancia, alertas, ocurrencias, reclamaciones. El sistema prepara cada reporte; la presentación en el portal de la autoridad la hace el químico farmacéutico. | Son obligaciones periódicas; la primera vence después de abrir. | Libros y formatos oficiales. El sistema exporta la lista de precios. |
| Contabilidad y cierre del mes | El primer cierre ocurre un mes después de abrir. | La contadora descarga las ventas y los comprobantes del sistema. |
| Indicadores de rendimientoRotación, productos más y menos rentables | Necesitan entre 8 y 12 semanas de datos para ser confiables. | Tablero de la Etapa 1. |
| Venta en contingencia sin internetLa caja sigue vendiendo, guarda las ventas en la computadora y las sincroniza al volver la conexión | Debe probarse con la farmacia operando, para que el stock y los comprobantes cuadren al sincronizar. | Internet de respaldo en el mostrador y procedimiento de contingencia acordado con el contador. |
| Avisos por WhatsApp | Mejoran la atención, no la condicionan. | Aviso en el mostrador o por teléfono. |
Seis semanas, y qué las hace posibles
El plazo cuenta desde el día de arranque hasta la apertura con el sistema. El detalle semana a semana está en el cronograma.
| Semana | Qué pasa | Qué ve la clínica |
|---|---|---|
| 1 | Arranque, pantallas definitivas, base del sistema y catálogo. | Pantallas finales aprobadas. |
| 2 | Catálogo, proveedores, recepción y venta básica. | Demostración 1: un producto entra y se vende. |
| 3 | Inventario, vencimientos, caja y facturación en pruebas. | Primera boleta de prueba. |
| 4 | Recetas, notas de crédito, tablero. Cierre de funciones. | Demostración 2: venta completa con comprobante. |
| 5 | Pruebas con casos reales, registro de productos, equipos en el mostrador. | El sistema con sus propios productos y precios. |
| 6 | Inventario inicial, capacitación y marcha blanca. | Demostración 3 y apertura con el sistema. |
Condiciones para cumplir el plazo
La semana 1 empieza cuando la clínica entrega lo marcado «Bloquea» en el documento de requisitos: químico farmacéutico designado, datos de la empresa, respuestas del contador y proveedor de facturación elegido.
Las seis semanas cubren lo descrito en la sección 3. Lo nuevo que aparezca en el camino se anota y entra en la Etapa 2, para no mover la fecha.
Un responsable que apruebe pantallas y resuelva dudas en un día hábil, y la participación del químico farmacéutico en las tres demostraciones.
Credenciales de facturación, impresora de tickets y lector en la semana 2; registro de productos desde la semana 3; resto de equipos en la semana 5 y primera compra de productos antes de la semana 6.
Cómo trabajamos con la clínica
Tres demostraciones con el sistema real, no con láminas. Después de cada una, la clínica dice qué corregir.
Qué se terminó, qué sigue y qué necesitamos de la clínica.
La Etapa 1 se da por entregada cuando la clínica verifica, punto por punto, las áreas de la sección 3 en su propio mostrador.
El sistema se diseñó con la norma sanitaria y tributaria vigente a la vista. La validación final corresponde al químico farmacéutico director técnico, a la DIREMID de la GERESA Arequipa y al contador de la clínica.
Qué no prometemos todavía
Preferimos decirlo ahora. Estos puntos dependen de una autoridad o de un tercero:
- Libro de controlados solo digital. Requiere que la autoridad regional califique el sistema. Hasta entonces el libro físico es el oficial.
- Formato y fecha del reporte de precios a DIGEMID. Se confirma con el gestor de Arequipa.
- Receta digital válida para dispensar. La receta se imprime con firma y sello.
- Alertas automáticas de interacciones entre medicamentos. Necesitan una base de datos con licencia.
- Descuentos por vencimiento. Pendientes de consulta a la autoridad.
- Comprobante electrónico inmediato sin internet. En contingencia la venta se registra y el comprobante se emite al volver la conexión; el procedimiento se valida con el proveedor de facturación y el contador.
- Medición automática de temperatura. El sistema no mide ni usa sensores: registra lo que el personal lee en el termohigrómetro. Los instrumentos calibrados los compra la clínica y son obligatorios con o sin sistema.
- Cobro enviado directo al POS de tarjetas. Depende del adquirente; mientras tanto se registra el voucher.
- Aprobación de una inspección. Depende del local, del personal y de los procedimientos. El compromiso es que el sistema no sea motivo de observación.
Cómo seguimos
Gastos de operación a cargo de la clínica
Aparte del sistema, la farmacia paga a terceros estos servicios y equipos. Precios de referencia; el detalle está en la sección 10 del documento de requisitos.
| Concepto | Precio de referencia | Frecuencia |
|---|---|---|
| Proveedor de facturación electrónicaHasta 500 comprobantes al mes | S/ 70 | Mensual |
| Servidor en la nube con respaldos diarios | USD 31,20 | Mensual |
| Lectores de códigos de barrasDos unidades | S/ 100 a S/ 400 cada uno | Una vez |
| Impresora de tickets, cajón e impresora de etiquetas | S/ 1 040 a S/ 1 450 | Una vez |
| Internet, comisiones de tarjeta, computadora y termohigrómetros | A cotizar | — |
- Recorrer el prototipo. Diez minutos con el recorrido guiado; la guía explica cada pantalla.
- Responder las decisiones pendientes: fecha de apertura, si la farmacia vende al público o solo a pacientes, y si tendrá productos controlados o refrigerados.
- Revisar los requisitos con el contador y el químico farmacéutico.
- Acordar la fecha de arranque. Desde ese día corren las seis semanas.
Farmacia Santa Fe · Propuesta de la Etapa 1 · 14 de noviembre de 2026